Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Ich weiß aus eigener Projekterfahrung, dass viele Prozesse häufig nur notdürftig abgebildet werden – beispielsweise mittels Papier oder einer Excel-Tabelle. Beides bringt einen relativ schnell an natürliche Grenzen. Papierbasierte Prozesse sind heute nicht mehr zeitgemäß, weil sie bürokratisch, aufwendig und träge sind. Auch Geschäftsprozesse, die mittels Excel gesteuert werden, sind von Anfang an limitiert.


Ein häufiges Szenario:
Die Excel-Tabelle, die (eigentlich) alles kann


Falls Sie dazu gehören und Excel Tabellen nutzen, um Ihren Prozess abzubilden, gebührt Ihnen Respekt. Eine Excel Tabelle mitsamt der notwendigen Formeln aufzusetzen und einen ganzen Prozess damit zu steuern kann mitunter ziemlich komplex und zeitaufwendig sein 😩. Die Frage ist: Geht das besser?



Oft werden in Excel wahre Wunder vollbracht -
leider mit teils gravierenden Nachteilen in der Handhabung


Der Übergang von Excel zu (wirklich) digitalisierten Geschäftsprozessen macht besonders dann Sinn, wenn Ihr Prozess im Laufe der Zeit gewachsen ist und nun langsam kleinere oder auch größere Engpässe entstehen. Das können so einige sein: Etwa, dass nicht alle aus Ihrem Team zeitgleich mit der Excel Tabelle arbeiten können. Oder aber, dass der Zugriff auf die Tabelle nur innerhalb eines Netzwerks möglich ist - zumindest dann, wenn Sie nicht Cloud-basiert damit arbeiten. Nervig wird es auch, wenn die Anzahl der Daten steigt und alles immer langsamer wird. Und klar ist auch: nicht jeder Nutzer ist der geborene Formel-Profi. Manches Problem lässt sich nur mit verschachtelten Formeln oder mit VBA lösen, auf das aber häufig verzichtet wird - weil es einfach keiner kann. Ihre Excel Performance hängt also stark vom Wissen der zuständigen Person(en) Ihres Teams ab.


Die altbekannten Probleme von Excel-Lösungen:

Zu langsam, dauert ewig
Zu viele Tabellen, keiner blickt durch
Inkonsistent, zu viele Versionen
Nur ein Benutzer gleichzeitig
Kein paralleles Arbeiten
Schwer anpassbar
Excel-Profi notwendig
Nicht ideal, begrenzte Funktionalität


Eine "richtige" digitale Lösung kann das besser. Besonders eine webbasierte Anwendung macht heute Sinn, weil sie, verglichen mit Desktopanwendungen, unschlagbar flexibel ist. Eine Webanwendung ist eine "echte Software", die "über das Internet" erreichbar ist. Sie müssen nichts installieren und rufen die Webwendung wie eine Website einfach über Ihren Browser auf. Neben der Steigerung der Effizienz und Produktivität (durch moderne Funktionen und erstklassige Benutzerführung) bringt eine Webanwendung viele weitere Vorteile mit sich. Sie können die Webanwendung beispielsweise von jedem internetfähigen PC, Tablet oder Smartphone auf der Welt erreichen - also problemlos auch in Ihren Büros, im Homeoffice, unterwegs oder in Ihren Lagerräumen. Und: Sie können mit beliebig vielen Personen gleichzeitig damit arbeiten - ohne teure Lizenzkosten.



Eine Webanwendung räumt Ihren Prozess auf
und spart oftmals Arbeit, Zeit und Nerven


Nimmt mein Team die Digitalisierung meines Prozess denn einfach so an?



Grafik in Anlehnung an Streich und Bitkom
Veränderung braucht manchmal etwas Zeit -
funktioniert bei guter Teameinbindung aber erfolgreich


Das ist natürlich eine berechtigte und nachvollziehbare Frage. Grundsätzlich spricht man im Veränderungsmanagement (englisch: change management) von unterschiedlichen Phasen, die bei Veränderungen durchlaufen werden. Es kann durchaus sein, muss aber nicht (!), dass es anfangs eine Welle der Skepsis oder Unsicherheit gibt. Es ist deshalb wichtig, das operative Team möglichst früh einzubinden und der Meinung des Teams von Anfang an Beachtung zu schenken. Ich habe während vieler Digitalisierungen durchweg positive Erfahrungen gemacht, weil die involvierten Teammitglieder wertschätzend eingebunden waren und schon vor Beginn der Entwicklung wertvolles Feedback geben konnten.


Was genau bringt mir die Digitalisierung meines Geschäftsprozesses - und wann amortisiert sich das?


Unsere Umwelt digitalisiert sich, aber müssen wir denn wirklich jedem Trend und jeder Veränderung folgen? Vielleicht geht Ihnen diese Frage in dieser oder ähnlicher Form durch den Kopf. Vermutlich ist die Antwort darauf so individuell, wie auch Ihr Prozess. Unabhängig davon kann ich Ihnen aber aus Erfahrung sagen, dass die zunehmende Digitalisierung viele Chancen mit sich bringt, die sich für Sie lohnen können. Viele Prozesse und Prozessschritte haben das Potential, stark vereinfacht, verbessert oder automatisiert zu werden. Sie kennen Ihren Prozess am besten und werden wissen, ob sich Prozesserleichterungen dieser Art für Sie lohnen, wieviel (Arbeits-) Zeit sich dadurch einsparen lässt und welche neuen Möglichkeiten sich dadurch ergeben.


Welche Prozesse lassen sich mit einer Weblösung eigentlich umsetzen?


Die Liste der Möglichkeiten ist vermutlich unendlich: Zusammengefasst lassen sich alle Prozesse mit einer Webanwendung digitalisieren, bei denen Daten in irgendeiner Form erfasst, gespeichert, ausgewertet, geprüft oder dargestellt werden. Besonders Prozesse, die mit Excel-Tabellen verwaltet werden, lassen sich ohne Ausnahme einfacher, schneller und sicherer mit einer soliden Weblösung umsetzen. Ein Paradebeispiel ist vermutlich der Urlaubsplaner, der ziemlich gerne in Form einer Excel-Tabelle gepflegt wird. Der Prozess der Excel-Urlaubsplanung läuft in etwa wie folgt: Ihr:e Mitarbeiter:in druckt einen Blanko-Urlaubsantrag aus, füllt diesen aus, scannt diesen oder reicht diesen in Papierform bei Ihnen ein. Sie prüfen manuell, ob es Urlaubsüberschneidungen gibt, geben den Antrag per Unterschrift frei, machen eine Kopie, geben das Original zurück und tragen den Urlaub in den Excel-Urlaubsplaner ein. Das waren jetzt tatsächlich 8 Schritte, die so (oder so ähnlich) häufig in der täglichen Praxis vorkommen. Mit einer digitalen Lösung sähe das deutlich eleganter aus: Ihr:e Mitarbeiter:in öffnet den digitalen Planer per Smartphone und reicht den Urlaubsantrag ein. Das System prüft für Sie, ob es Überschneidungen gibt und informiert Sie. Sie geben den Antrag am PC frei oder lehnen ab. Das System informiert Ihr:e Mitarbeiter:in anschließend und speichert den Datensatz ab. Mehr noch: Anhand der Daten kann die Webanwendung auch den Urlaubsanspruch berechnen, an Resturlaubstage erinnern oder Statistiken für Urlaube und Fehlzeiten errechnen. Das ist natürlich nur ein Beispiel - andere Möglichkeiten und Vorteile für digitale Prozesse können auch folgende sein:


Mit einer individuell entwickelten Webanwendung digitalisieren Sie nahezu jeden administrativen Prozess:

Zeiterfassung
Auftragsbearbeitung
Schulungsplan
Mitarbeiterübersicht
Lagerbestandsverwaltung
PDF-Erstellung
Barcode-Scannung